Administración del tiempo, tarea de un líder

Tarea 4 de Liderazgo: 

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

CÓMO MANEJAR EL TIEMPO 

El manejo del tiempo ayuda a los líderes a hacer lo más que puedan en el tiempo que tienen disponible.

Puedes presupuestar tu tiempo y realizar proyectos y tareas en forma eficaz identificando metas a largo y corto plazo, haciendo una lista diaria de cosas por hacer, organizando las prioridades en la lista, haciendo un programa y delegando cuando sea posible, dejando tiempo para tareas inesperadas y manejando las interrupciones.

Para enfrentar el reto del manejo del tiempo, debes hacer lo siguiente:

• Entender lo que puedes lograr en forma realista con tu tiempo 
• Hacer el mejor uso del tiempo disponible 
• Planificar suficiente tiempo para las cosas que necesariamente debes hacer 
• Permitir algún tiempo para manejar situaciones inesperadas 
• Minimizar el estrés evitando comprometerte demasiado contigo mismo y con otros 

Algunas personas creen que si trabajan más rápido y por más tiempo, logran hacer más. A menudo, si se trabaja más rápido se generan más problemas porque las personas cometen más errores. Trabajar por un periodo de tiempo más prolongado es agotador, disminuye el discernimiento y crea más problemas. 

La dilación tiene un importante efecto en tus esfuerzos para manejar el tiempo. Cuando esperas hasta el último minuto para abordar un gran proyecto o manejar un montón de papeles, agregas estrés y te arriesgas a cometer errores o a hacer un mal trabajo. 

Las siguientes prácticas te ayudan a presupuestar tu tiempo y a realizar proyectos y tareas en forma eficaz: 

1. Identifica las metas a largo y corto plazo. Las metas a largo plazo son aquellas que deseas lograr dentro de meses o años a partir de ahora. Las metas a corto plazo son aquellas que deseas lograr dentro de unos días o semanas. 
2. Haz una lista diaria de cosas por hacer. Basa la lista en tus metas a largo y corto plazo, especificando las tareas que te ayudarán a lograrlas. 
3. Asigna prioridades en la lista. Identifica los elementos que son 1) urgentes e importantes, 2) importantes pero no urgentes y 3) agradables de hacer cuando tienes el tiempo. 
4. Haz un cronograma. Aparta tiempo para los elementos urgentes e importantes y para aquellos que toman mucho tiempo. En el tiempo restante, programa otros elementos. Desglosa las grandes tareas en tareas más pequeñas y más manejables. Planifica hacer los asuntos más difíciles cuando estés en tu mejor momento. Algunas personas funcionan mejor en la mañana, mientras que otras lo hacen mejor en la tarde o la noche. 
5. Delega siempre que sea posible. No pierdas tiempo valioso haciendo algo que alguien más es capaz de hacer. 
6. Deja tiempo para emergencias. No importa cuán cuidadosa sea tu planificación, algo inevitablemente inesperado ocurre que necesita tu atención inmediata. Concede tiempo en tu programa diario para manejar estas emergencias. 
7. Maneja las interrupciones. Las interrupciones consumen tiempo valioso. Cuando estás trabajando en una tarea importante, aíslate de los demás si puedes. 

Si encuentras tiempo libre, tal como los diez minutos antes del almuerzo o de una sesión, úsalo para realizar tareas de la lista que son “importantes pero no urgentes“ o de la lista de las que son “agradables de hacer cuando tienes tiempo“. Asegúrate también de programar tiempo para ti. Los recesos periódicos ayudan a mantenerte alerta y enfocado. 

Haz que tu cronograma sea realista. Si te causa estrés o si continuamente no puedes finalizar las tareas en tu lista diaria de cosas por hacer, reconsidera y ajusta tu programa. 

Éxito líder!